高效时间管理-番茄工作法

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在一天里,我们可能非常忙碌,也可能极为悠闲,但往往发现,原本计划的许多事情没能进行,时间总不够用,更多时候不禁纳闷,时间究竟去哪儿了?为何我们在时间面前总是略显无奈呢?笔者简单地梳理了以下三种原因:
1、时间管理混乱
2、无法集中精神
3、拖延症

番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法。了解并善用该方法可以大大提升工作效率!
一、番茄工作法介绍
番茄工作法是弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD(Getting Things Done)更微观的时间管理方法。在番茄工作法一个个短短的25分钟内,收获的不仅仅是效率,还会有意想不到的成就感。包括以下:
1、减轻时间焦虑;
2、集中注意力,减少中断;
3、增强决策意识;
4、唤醒激励和持久激励;
5、完善预估流程,精确地保质保量;

二、解决方案
《番茄工作法》特别为以上问题订制了一套很好的解决方案:
扭个番茄钟,一次只做一件事情:25分钟集中精力做一件事情,5分钟休息、回顾及奖励。从计划、执行、控制和激励上来改善、提高人们的执行效率。

三、具体步骤
1、计划阶段
(1)列清单
每天(每周)列举今日(每周)待办表格、根据优先级排序;同时,考虑加入每个活动所需要如财力、人力等的资源信息;
(2)寻找排序
根据图表将时间的重要性、紧迫性进行优先级分类;
(3)承诺
给自己一个限定目标和时间;
2、执行阶段
(1)专注完成一件事
给自己计时,用25分钟专注做一件事情,随后的5分钟,可以休息、喝茶、回顾;
3、控制
(1)中断应变
当遇到偶然突发的事情,如电话、短信和领导的新要求,可以使用TIPS等方式先记录,待完成计划执行的事情后再去落实新的工作;
(2)重新排序优先级
当某些事情突然发生变化,变的很重要很紧迫时间,那需要灵活应变,重新安排优先级顺序,优先快速处理突发事情后,再回归原有计划;
(3)时间和进度的控制
在每个事情的执行中,严格控制好时间,不超时也不少时间,严格控制好进度,循序渐进的方式推进工作的完成;
4、反馈
(1)评价自己所完成的任务
对于刚才完成的任务提炼和小结,以便记忆和安排下一步工作;
(2)放下
删除已完成任务列表,不让自己再分心,以便继续接下去其他工作;
(3)激励
当自己的目标完成后,给自己的一个小小心理鼓励或者物质上的奖励来增强自己的成就感。

四、个性化的番茄钟
当熟悉并能很好地运用番茄时间管理方法后,我们也可以根据实际情况细化或者增加一些个性的元素。
1、辅助工具
我们可以使用手写(贴纸、废纸)、电脑(outlook、365日历)、手机(日历软件、TO DO LIST、录音、计时器)等工作来帮助我们提升和改善自己的时间管理。
2、团队辅助
我们也可以通过21天自我行为改变以及团队激励和督促(同事、朋友)的协助来改变自己原有的时间管理模式。
3、个性化番茄工作法
当然,我们也可以根据个人习惯设定不同的时间管理间隔、激励手段、各类辅助工具,并且结合自身的年度目标、月度目标、当日目标来设定和控制自己的时间管理。

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